Definities

Evenement: de NLVegan Fair, een beurs met stands, sprekers, optredens, informatie over en verkoop van veganistische producten en gerechten, informatie over veganistisch leven en werken, promotie van dierenbescherming en dierenrechtenactivisme, samenzijn, gesprek, ontmoeting tussen veganisten.

Organisator / Organisatie: de NVV (Nederlandse Vereniging voor Veganisme), het bestuur van de NVV, de medewerkers van de NVV en de op het Evenement als vrijwilliger werkende leden van de NVV.

Evenemententerrein: de locatie die de Organisator voor het Evenement heeft gehuurd en ter beschikking stelt, alsook de directe omgeving hiervan.

Standhouder: een persoon of organisatie die met de Organisator een overeenkomst aangaat tot het deelnemen als aanbieder van informatie, diensten of producten tijdens het Evenement al dan niet op het Evenemententerrein, inclusief haar medewerkers en vrijwilligers.

 

Disclaimer

De Organisatie behoudt zich het recht voor om te bepalen welke producten en diensten passen binnen de uitgangspunten van het Evenement. Een afwijzing kan plaatsvinden zonder dat daaraan een verplichting tot nadere motivering of verantwoording is verbonden. Waar mogelijk zullen wij een korte toelichting geven. Vanwege beperkte capaciteit kunnen wij hierover echter niet in verdere correspondentie treden. Wij vragen hiervoor uw begrip.

 

Artikel 1. Deelnamevoorwaarden: Vegan, Duurzaam & Neutraal

  1. Het Evenement is bedoeld om volledig veganistisch te zijn en te blijven. Het is dan ook niet toegestaan om niet-vegan producten te verkopen, tentoon te stellen of op enige wijze te promoten via woord en geschrift, via beeld- of promotiemateriaal. Voor promotiemateriaal en aankondigingen dienen aangeleverde afbeeldingen volledig veganistisch te zijn. Ook beeldmateriaal dat standhouders zelf gebruiken op de stand moet volledig vegan zijn. Het is niet toegestaan om vegan producten af te beelden in combinatie met producten die (gedeeltelijk) van dierlijke ingrediënten zijn gemaakt.
  2. Alleen standhouders met een aantoonbaar veganistisch aanbod (ook buiten het Evenement) komen in aanmerking voor een standplaats. De Organisator behoudt zich het recht voor om producten of diensten uit de stand en/of van het Evenemententerrein te laten verwijderen wanneer deze niet aan deze voorwaarden voldoen.
  3. Standhouders mogen geen kleding meenemen of dragen die is gemaakt van dierlijke materialen (zoals bont, schapenvellen of opvallende lederen items). Ook het meenemen en/of consumeren van producten van dierlijke herkomst voor eigen gebruik is niet toegestaan op het Evenemententerrein.
  4. Commerciële Standhouders (niet zijnde non-profitorganisaties) mogen uitsluitend hun diensten, producten en/of catering verkopen. Het werven van abonnementen of het afsluiten van duurcontracten is niet toegestaan.
  5. Duurzaamheid staat bij ons hoog in het vaandel. Daarom geldt tijdens het Evenement een zero-plastics beleid. Verpakkingsmaterialen zoals zakjes, bekertjes, bordjes en bestek mogen niet van plastic zijn. Alternatieven zoals papier, herbruikbare bekers en composteerbare plastics (bijvoorbeeld maïs- of aardappelplastic) zijn verplicht.
  6. Ter bevordering van een neutrale en inclusieve sfeer worden er geen stands, activiteiten of spreektijd toegekend aan organisaties met een expliciet politieke, religieuze of spirituele achtergrond.
  7. De Standhouder onthoudt zich van het doen van medische, gezondheids- of andere inhoudelijke claims die niet wetenschappelijk onderbouwd en aantoonbaar bewezen zijn. Eventuele uitingen dienen in lijn te zijn met geldende wet- en regelgeving en mogen niet misleidend zijn.
  8. De Organisatie is een private organisator en geen publiek domein, en behoudt zich te allen tijde het recht voor om naar eigen inzicht en zonder opgaaf van redenen aanvragen te weigeren, standhouders te selecteren, te herplaatsen of deelname te beperken dan wel in te trekken indien omstandigheden daartoe aanleiding geven. Deelname aan het Evenement geeft de Standhouder geen recht op een specifieke standplaats, exclusiviteit, promotie, media-aandacht of enige andere vorm van zichtbaarheid.

 

Artikel 2. Standgebruik

  1. De Standhouder verplicht zich de bouw en inrichting van zijn stand tijdig (uiterlijk tien minuten voor de opening van het evenement) te voltooien.
  2. De Standhouder dient de stand aan het eind van het gebruik in dezelfde staat achter te laten als dat deze bij aanvang is aangetroffen. De Standhouder is zelf verantwoordelijk voor het opruimen en meenemen van door haar meegenomen en verbruikte artikelen / afval. Bij niet-naleving is de Standhouder aan de Organisatie een bedrag van € 150,- verschuldigd wegens extra schoonmaaktijd en -kosten.
  3. De Standhouder dient zich te beperken tot het gebruik van de door haar met de Organisatie afgesproken oppervlakte en stand. Het is Standhouder niet toegestaan om producten buiten de toegewezen ruimte uit te stallen zonder voorafgaande toestemming van de organisator.  De Standhouder biedt alleen flyers aan binnen haar stand of op de hiervoor bestemde flyertafel.
  4. De Standhouder en haar stand moet bijdragen aan een gezellige, duurzame en inclusieve sfeer.
  5. Standhouders blijven tot het einde van het Evenement aanwezig, ook indien ze is uitverkocht, zodat Standhouder dan toch nog informatie over producten of diensten kan geven. Eerder vertrekken kan alleen in overleg met de organisatie.
  6. Het is de Standhouder zonder voorafgaande toestemming van de organisatie niet toegestaan zijn stand gesloten te houden of onbemand te laten gedurende de tijd dat het Evenement toegankelijk is.
  7. Het gebruik van open vuur, waaronder mede begrepen gasflessen, is zowel binnen de locatie als op de buitenlocatie niet toegestaan.
  8. Frituren binnen de locatie is niet toegestaan. Op de buitenlocatie is frituren uitsluitend toegestaan op daartoe vooraf aangewezen en ingerichte plaatsen, en slechts in beperkte (door de Organisatie bepaalde) mate.

 

Artikel 3. Betalingsverplichting

  1. Na goedkeuring van de aanmelding, het vaststellen van de details van de huur en het versturen van de factuur, ontstaat voor de huurprijs een direct opeisbare betalingsverplichting voor de Standhouder.
  2. De Standhouder dient het volledige factuurbedrag binnen twee weken na factuurdatum te voldoen.
  3. Bij inschrijving in de twee weken voorafgaand aan het Evenement dient de Standhouder vóór aanvang van de opbouwperiode de factuur te voldoen.
  4. Alleen erkende non-profitorganisaties met een focus op dierenbescherming en/of het bevorderen van veganisme komen in aanmerking voor een korting van 20% op de standplaatsprijs. Deze korting is niet van toepassing op de levering van extra materiaal of elektra. Onder erkende non-profitorganisaties verstaan wij organisaties met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel, bij voorkeur met een ANBI-status of een ander aantoonbaar bewijs waaruit blijkt dat zij als non-profitorganisatie opereren.
  5. Een overeenkomst tot huur van een standplaats kan bij annulering niet overgedragen worden aan een andere Standhouder. Elke Standhouder dient te allen tijde een eigen aanmelding te voltooien en goedkeuring voor deelname aan het Evenement van de Organisatie te verkrijgen.
  6. Per geboekte standplaats ontvangt de Standhouder twee (2) toegangsbewijzen voor medewerkers. Non-profitorganisaties ontvangen vier (4) toegangsbewijzen per standplaats. Deze toegangsbewijzen zijn uitsluitend bedoeld voor medewerkers of vrijwilligers die daadwerkelijk werkzaam zijn in de stand of catering. Bij aanmelding kunnen per standplaats maximaal vijf (5) extra toegangsbewijzen met korting worden bijbesteld. Na aanmelding kunnen aanvullende toegangsbewijzen uitsluitend via de reguliere kaartverkoop worden aangeschaft.
  7. Indien de standhouder de prijs voor de huur en andere overeengekomen zaken niet binnen de daarvoor gestelde termijn heeft voldaan, behoudt de Organisatie het recht om vanaf de eerste dag na het verstrijken van de betalingstermijn de wettelijke handelsrente in rekening te brengen. Zowel het openstaande bedrag als de rente zijn dan door de Standhouder aan de Organisatie verschuldigd.
  8. Indien de Standhouder de totale prijs niet (geheel) vóór aanvang van de opbouw van het evenement heeft voldaan, kan de Organisatie aan de Standhouder de toegang tot het Evenement en het Evenemententerrein ontzeggen en/of de overeenkomst tot deelname en standhuur met onmiddellijke ingang als beëindigd beschouwen. In een zodanig geval blijft de Standhouder gehouden alle verschuldigde bedragen volledig te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding voor gemaakte kosten en/of geleden schade in welke zin dan ook.

 

Artikel 4. Annuleringsvoorwaarden

  1. Er gelden annuleringskosten indien de Standhouder haar huur en deelname aan het Evenement annuleert. De hoogte hiervan is afhankelijk van het aantal weken tussen de annulering en de datum van het Evenement.
    • Vanaf het moment van aangaan van de betalingsverplichting: 15% van het totale factuurbedrag.
    • Vanaf acht weken voor het Evenement: 25% van het totale factuurbedrag.
    • Vanaf zes weken voor het Evenement: 40% van het totale factuurbedrag.
    • Vanaf drie weken voor het Evenement: 100% van het totale factuurbedrag.

 

Artikel 5. Eigen Risico en Aansprakelijkheid

  1. Het betreden van het Evenemententerrein (in 2026 is dit bij en in de Laurenskerk te Rotterdam), het laden en lossen, en het meenemen van waren geschiedt geheel voor risico van de Standhouder.
  2. De Standhouder is zelf verantwoordelijk voor de veiligheid in en rond de eigen standplaats.
  3. De Standhouder is zelf verantwoordelijk voor het veiligstellen van haar producten en waardevolle spullen.
  4. Schade aan de locatie, materialen van andere Standhouders of bezoekers, veroorzaakt door de Standhouder, is geheel voor rekening van de Standhouder. Zowel de Organisatie als de verhuurder van het Evenemententerrein kunnen een factuur voor vergoeding van de schade bij de Standhouder ter betaling  indienen.
  5. De Standhouder wordt geacht te beschikken over een geldige WA- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
  6. Wapens, verdovende middelen en geweld zijn niet toegestaan.

 

Artikel 6. Voedselveiligheid en HACCP

  1. Standhouders die voedingsmiddelen bereiden, serveren of verkopen, zijn verplicht te werken volgens de richtlijnen van het HACCP-systeem of een gelijkwaardig voedselveiligheidsplan.
  2. De Standhouder is zelf verantwoordelijk voor naleving van alle wettelijke bepalingen rondom voedselveiligheid, waaronder de Warenwet en de richtlijnen van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Tevens is de Standhouder verantwoordelijk voor het correct informeren over allergenen en de samenstelling van producten, en voor eventuele gevolgen van consumptie, waaronder allergische reacties.
  3. Standhouders moeten kunnen aantonen dat zij voldoen aan HACCP-voorschriften (bijvoorbeeld via een HACCP-plan, hygiënecode of andere documentatie) en zijn verplicht om op verzoek van de Organisatie of bevoegde instanties deze documenten te tonen.
  4. Bij constatering van ernstige overtredingen van de voedselveiligheidsvoorschriften behoudt de Organisatie zich het recht voor om de Standhouder onmiddellijk de verdere deelname aan het Evenement te ontzeggen, zonder recht op restitutie van de betaalde prijs.
  5. Alleen 100% veganistische producten mogen worden aangeboden, in lijn met het beleid van het Evenement. Controle op ingrediënten is onderdeel van de voedselveiligheidsverplichting.

 

Artikel 7. Overmacht

  1. Indien het Evenement door oorzaken buiten de invloed van de Organisatie niet kan doorgaan, is de Organisatie niet aansprakelijk voor enige schade of kosten die hieruit voortvloeien.
  2. Indien het evenement als gevolg van overmacht wordt verplaatst, blijven de inschrijvingen van kracht. De Standhouder kan als gevolg van deze verplaatsing als gevolg van overmacht geen aanspraak maken op enigerlei kosten en/of schadevergoeding.
  3. Indien verplaatsen, wijzigen van data, tijden en/of locatie niet mogelijk en/of niet passend blijkt, heeft de Organisatie, hetgeen ter vrije beoordeling is van de Organisatie, het recht de deelname en huurovereenkomst door gebruik van een schriftelijke verklaring aan de standhouder te ontbinden; de Standhouder heeft bij deze ontbinding recht op restitutie van de standhuur. Er ontstaat verder geen schadeplichtigheid voor de Organisatie en de Standhouder krijgt  geen recht  op vergoeding  van andere gemaakte kosten.

 

Artikel 8. Gedragsregels

  1. Standhouders dienen respectvol om te gaan met andere Standhouders, bezoekers, sprekers, workshopleiders en de Organisatie.
  2. Het Evenement is een queer-veilige omgeving waar iedereen zich welkom en gerespecteerd moet kunnen voelen.
  3. Discriminatie op basis van gender, geslacht, seksuele oriëntatie, afkomst, huidskleur, religie, beperking of enige andere grond wordt niet getolereerd. Agressie, intimidatie of ander ongewenst gedrag kan leiden tot onmiddellijke verwijdering van het evenement zonder restitutie van kosten.
  4. Ook promotiemateriaal dient respectvol te zijn: denigrerende, kwetsende of aanstootgevende uitingen zijn niet toegestaan.
  5. Het is de Standhouders en de Organisatie niet toegestaan misinformatie/informatie dat niet wetenschappelijk is aangetoond te verspreiden.

 

Artikel 9. Veiligheidsvoorschriften Standbouw

  1. Omkleding van toonbanken, tafels en vergelijkbare objecten met textiel dient minimaal 10 cm boven de vloer te hangen en voldoende brandvertragend te zijn geïmpregneerd.
  2. Het is niet toegestaan licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen, waaronder stralingsgevaarlijke goederen of chemische bestrijdingsmiddelen, op de stand aanwezig te hebben of open vuren te branden dan wel apparaten, toestellen, kachels, haarden, gasflessen en dergelijke op de stand te hebben met open vuur.
  3. De in het gebouw aanwezige brandkranen en/of brandblussers moeten voldoende worden vrijgehouden, evenals alle in het gebouw aanwezige nooduitgangen of deuren die als zodanig worden aangemerkt.

 

Artikel 10. Algemene Verordening Gegevensbescherming / Privacy

  1. In de uitvoering van de overeenkomst zullen Persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen partijen. Beide partijen gelden als verwerkingsverantwoordelijken ten aanzien van de eigen verwerkingen van deze persoonsgegevens in de zin van de geldende wet- en regelgeving. Partijen zullen de persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken. Partijen zullen onder meer zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen.
  2. Door je deelname aan het Evenement en je aanwezigheid op het Evenemententerrein, ga je stilzwijgend akkoord met het maken van beeld- en geluidsopnamen zoals foto- en videografie. Dit geldt voor de Standhouder en diens medewerkers, evenals producten en merken. Dit materiaal kan worden gebruikt voor promotie- en communicatiedoeleinden voor de NLVegan Fair en de Nederlandse Vereniging voor Veganisme via on- en offline kanalen.

 

Artikel 11. Wijziging van de Algemene Voorwaarden en het Evenement

  1. De Organisator is gerechtigd deze algemene voorwaarden en/of de organisatie van het Evenement eenzijdig te wijzigen indien daarvoor een gerechtvaardigde reden bestaat, waaronder mede begrepen wijzigingen in wet- en regelgeving, veiligheidsvoorschriften, vergunningseisen, duurzaamheidsbeleid of organisatorische omstandigheden.
  2. Wijzigingen die naar het redelijke oordeel van de Organisator van ondergeschikte betekenis zijn en geen wezenlijke gevolgen hebben voor de Standhouder, geven geen recht op annulering van de deelname. Hieronder vallen onder meer redelijke aanscherpingen van huisregels, duurzaamheidsmaatregelen en logistieke aanpassingen zonder noemenswaardige financiële of operationele impact.
  3. Van een wezenlijke wijziging is sprake indien de wijziging leidt tot een significant nadelige impact voor de Standhouder, waaronder een wezenlijke verhoging van kosten, beperking van verkoopmogelijkheden, of wijziging van datum, duur of locatie van het Evenement.
  4. In geval van een wezenlijke wijziging heeft de Standhouder het recht de deelname kosteloos te annuleren, mits de Standhouder de Organisator hiervan schriftelijk op de hoogte stelt binnen 30 dagen na kennisgeving van de wijziging, doch vóór aanvang van het Evenement, onder vermelding dat de beëindiging het gevolg is van de betreffende wijziging.
  5. De Organisator zal de Standhouder tijdig informeren over wijzigingen onder vermelding van de aard van de wijziging en, indien van toepassing, of deze naar het oordeel van de Organisator als wezenlijk wordt aangemerkt.
  6. Indien partijen van mening verschillen over de vraag of sprake is van een wezenlijke wijziging, zal dit worden beoordeeld aan de hand van de redelijkheid en billijkheid, mede gelet op de aard en impact van de wijziging.

 

Door deel te nemen aan het Evenement gaat de Standhouder akkoord met deze algemene voorwaarden.

Versie: april 2026
Organisatie: Nederlandse Vereniging voor Veganisme (www.veganisme.org)